Box verkürzt mit Tableau und Amazon Redshift seine Analysezeiten von Tagen auf Stunden

Mit Box können Unternehmen ihre Dateien in der Cloud teilen und speichern. Der Schutz der Dateien ist dabei stets gewährleistet. Derzeit wird Box von mehr als 37 Millionen Menschen und über 47.000 Unternehmen zum Speichern von Inhalten verwendet.

Vor der Einführung von Tableau erstellte Abhishek Gupta, leitender Analytiker bei Box, Dashboards in einem anderen BI-System. Schon allein für den Start eines Analyseprojekts benötigte er mehrere Arbeitstage.

In der zusätzlichen Zeit, die ihm nun zur Verfügung steht, kann Abhishek Gupta die Daten eingehender untersuchen, was seiner Ansicht nach „als Analytiker unerlässlich ist“.

Mit Tableau und Amazon Redshift konnte bei Box Folgendes erreicht werden:

• Verständnis der Produktverwendung des Kunden
• Schaffung einer „zentralen Stelle“ für den Datenzugriff durch Mitarbeiter
• Untersuchung der Daten für bessere – und schnellere – Entscheidungen

---

„Informationen liefern die Wahrheit“

Tableau: Was ist für Box-Mitarbeiter beim Thema Daten am wichtigsten?
Abhishek Gupta, leitender Analytiker: Die Mitarbeiter sollten auf die Zahlen zugreifen und erkennen können, wie die Kunden mit einem Produkt interagieren und an welcher Stelle sich bestimmte Investitionen bezahlt machen oder nicht. Denn Informationen liefern die Wahrheit und unsere Dashboards sind für alle Unternehmensmitarbeiter zugänglich.

Zudem können wir überwachen, wann Führungskräfte Dashboards verwenden und anzeigen. So habe ich beobachten können, dass sie in Besprechungen gezeigt werden. Wir führen in regelmäßigen Abständen Besprechungen durch, in denen wir uns einige Zahlen anschauen. Dabei habe ich gesehen, wie einige Führungskräfte die gesamte Besprechung auf der Basis von Tableau-Dashboards abhielten.

Tableau: Was wird mit dieser Offenheit erreicht?
Abhishek Gupta: Vor allem wird so den Mitarbeitern sehr viel Arbeit abgenommen, die sie zur Vorbereitung von Besprechungen erledigen müssen. Sie müssen sich nur noch ein Dashboard anschauen und diese sind stets lebendig. Das hat uns auf jeden Fall sehr geholfen.

Wir versuchen immer wieder zu verstehen, wie die Menschen unser Produkt verwenden, denn genau das hilft uns weiter: Wenn wir das wissen, wissen wir auch, wie wir das Produkt verbessern und die Kunden mehr für das Produkt begeistern können. Das ist sozusagen das Wichtigste, beispielsweise interessiert uns, welche Funktionen sie verwenden, wie sie sie verwenden und welche sie nicht verwenden. Dann können wir die Daten immer tief gehender untersuchen und schließlich verstehen, aus welchen Gründen Funktionen nicht genutzt werden.

Tableau: Wie lange verwenden Sie Tableau bereits?
Abhishek Gupta: Die Desktop-Lizenzen verwenden wir seit über eineinhalb Jahren. Wir führten auch die Server-Migration durch, das war vor ungefähr drei bis fünf Monaten. Alles funktioniert wirklich hervorragend. Bei uns arbeiten rund 1.100 Mitarbeiter, die die Lösung jeden Tag aktiv verwenden.

Tableau: Erzählen Sie uns etwas mehr über Box.
Abhishek Gupta: Box ist plattformunabhängig. Box kann man in Internetbrowsern, auf Desktop-Clients oder Mobilgeräten verwenden. Viele unserer Dashboards berücksichtigen deshalb diese verschiedenen Aktivitäten und untersuchen, wie und wo auf unsere Daten zugegriffen wird.

Tableau: Welche Arten von Dashboards entwickeln Sie?
Abhishek Gupta: In letzter Zeit haben wir ein interessantes Dashboard entwickelt, in dem wir untersuchen, wo unser Wachstum generiert wird – international im Vergleich zum Inland – und wie dort der Zugriff erfolgt.

Tableau: Und welche Erkenntnisse konnten Sie gewinnen?
Abhishek Gupta: Interessant war u. a. zu erfahren, dass in Ländern wie Saudi-Arabien oder Indien Box sehr stark vertreten ist, insbesondere auf Mobilgeräten, beispielsweise Android, Blackberry und Windows.

Das ist gut zu wissen. So haben wir erfahren, dass es in Nahost viele Kunden gibt und sich möglicherweise eine ausländische Niederlassung darauf konzentrieren könnte, das Upselling-Potenzial dieser Kunden zu nutzen.

Was jedoch weitaus interessanter ist, sind die riesigen Datenmengen, die uns erreichen – internationale Daten, plattformübergreifende Daten. Wenn man diese beiden verknüpft, erkennt man die weltweiten Trends, über die man schon gelesen hat, beispielsweise, dass die Verwendung von Mobilgeräten auf der ganzen Welt rasant ansteigt. Genau das können wir an unseren eigenen Daten ablesen. Zudem können wir so erkennen, wie unser Produkt verwendet wird.

Tableau: Wie ist Ihr Gesamteindruck von Tableau?
Abhishek Gupta: Tableau ist hervorragend geeignet, um Inhalte und Daten zu konsumieren. Je mehr verschiedene Teams dabei zusammenarbeiten, desto mehr verschiedene Gruppen entstehen. Tableau entwickelt sich quasi für alle Mitarbeiter zu einem idealen zentralen Anlaufpunkt, um auf Informationen zuzugreifen. Und genau das ist von entscheidender Bedeutung, denn je mehr Fragen gestellt werden, desto mehr Dashboards bzw. Analysen müssen erstellt werden. Es entsteht also eine riesige Datenquelle.

Ein produktives Team: Tableau und Amazon Redshift

Tableau: Wie arbeiten Tableau und Redshift zusammen?
Abhishek Gupta: Tableau kann sehr schnell eine Verbindung zu Redshift aufbauen. Die Verarbeitungszeit von Redshift ist ebenfalls sehr schnell, denn die Datenspeicherung erfolgt hier in Spalten. Das funktioniert also sehr gut. Zudem ist Tableau bei der Visualisierung einfach unschlagbar. Man kann buchstäblich alle Daten innerhalb weniger Stunden – oder sogar innerhalb von einer Stunde – miteinander verknüpfen.

Für mich mutet die Kombination von Tableau und Redshift wie eine Gesamtlösung an. Beide passen wirklich gut zusammen. Zwar gibt es hin und wieder ein paar Hindernisse, aber insgesamt verläuft die Implementierung hervorragend.

Was die Daten in der Cloud betrifft – tatsächlich standen wir beim Thema Sicherheit vor unserer größten Herausforderung. Welche Daten speichern wir eigentlich in der Cloud? Schließlich verfügen wir ja über sehr viel Kundendaten, weshalb wir jede Menge Sicherheitsüberprüfungen durchführen müssen. Aber als wir in diesem Bereich einen echten geschäftlichen Anwendungsfall vorliegen hatten, gestaltete sich alles einfacher als gedacht.

Mit Redshift konnten wir sehr schnell loslegen, dasselbe galt für Tableau, aber das wissen Sie wahrscheinlich selbst. Beide zusammen sind einfach eine ideale Kombination.

Tableau: Können Sie ein Beispiel nennen?
Abhishek Gupta: Folgendes meine ich damit, wenn ich sage, dass wir mit Redshift sehr schnell loslegen konnten: Angenommen, Ihr Analyseteam, Datenbankteam oder ein anderes Team ist für die Einrichtung zuständig.

Es braucht nicht unendlich viele Tage Zeit, um einen Server irgendwo zum Laufen zu bringen, Komponenten zu installieren und Daten einzupflegen. Hier sind Sie innerhalb von Minuten startklar. Ich habe die Lösung selbst eingerichtet. Und das ging wirklich sehr schnell.

Und wenn Sie über die Desktop-Komponente von Tableau verfügen, schließen Sie sie einfach an den Redshift-Server an, stellen die Verbindung her, starten eine Abfrage, veröffentlichen Sie online auf dem Server – in einer Stunde ist wirklich alles erledigt. Großartig. Genau das meine ich: Hardware und Software fügen sich zusammen, sodass es wie ein Produkt anmutet.