Die Wasserversorgung von Tallahassee erzielt Verbesserungen bei Dienstleistungen, Qualität und Produktivität

Die über 180.000 Bewohner von Tallahassee, Florida, vertrauen bei vielen wichtigen Dienstleistungen auf ihren Stadtrat. In den folgenden Videos sprechen David Carnes, Business Systems Analyst, und Brian Scott, Business Process Solution Manager, darüber, wie Tableau bei der Stadt eingesetzt wird.

In Video 1 erklärt David Carnes, wie sie Manager von Kläranlagen mit schnellen und einfachen Einblicken in die Daten zur Wasserqualität zufriedenstellen.

In Video 2 zeigt Brian Scott auf, wie Führungskräfte aus dem Versorgungsbereich mithilfe seiner Tableau-Visualisierungen die Produktivität von Kanalreinigungsteams besser nachvollziehen und so Entscheidungen treffen konnten, die zu einer bis zu 30 % höheren Produktivität führten.

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Tableau: Wie arbeiten Sie mit Daten in Tableau?
David Carnes, Business Systems Analyst: Ich arbeite vor allem mit Managern und Außenarbeitern zusammen. Sie sind diejenigen, die Daten benötigen, und ich versuche, ihnen diese rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Mit Tableau konnte ich eine sehr gute Beziehung zu den Managern der Kläranlagen aufbauen.

Tableau: Wofür haben Sie Tableau zuerst verwendet?
David Carnes: Bei der allerersten Visualisierung, die ich für sie durchführte, ging es um den Gesamtstickstoffgehalt. Bisher schauten sie sich vier verschiedene Übersichten an, um die Tages-, Wochen-, Monats- und Jahreswerte abzurufen. Ich habe alles in einer Übersicht zusammengefasst und stellte ihnen zudem Diagramme mit Trendlinien und Ähnliches zur Verfügung. Als ich dann eines Tages auf dem Parkplatz den Senior Manager sah, kam er auf mich zu und sagte: „Das ist einfach großartig, jetzt kann ich alle meine Daten auf einer Seite sehen!“ Sie sind also von ihren neuen Möglichkeiten und unserer Arbeit, die wir für sie geleistet haben, überaus begeistert. Außerdem entstand dabei zu den Mitarbeitern dort eine sehr positive Beziehung.

Tableau: Welche weiteren Projekte haben Sie mit Tableau realisiert?
David Carnes: Ich bin auf viele Projekte, die ich mit Tableau realisiert habe, sehr stolz. Zu den aktuellen zählt beispielsweise ein Dashboard, das ich zu den Phosphormengen entwickelt habe, die aus unserer Kläranlage geleitet werden. Die Phosphor- und Stickstoffmengen sind gesetzlich geregelt, da es sich hierbei um Düngemittel handelt, die unseren Grundwasserleiter beeinflussen und sich dramatisch auf das Quellwasser im Nachbarstaat auswirken können. Deshalb müssen wir die Werte genau beobachten und niedrig halten.

Eines Nachmittags erhielt ich eine Anfrage vom Manager der Kläranlage und am nächsten Vormittag konnte ich ihm bereits ein komplettes Dashboard präsentieren und hatte die Daten bereits untersucht und herausgefunden, welche Daten er genau benötigte.

Ich habe die erste Version erstellt und dann erfuhr ich, dass auch die wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Durchschnittswerte überwacht wurden und dass hier die Obergrenzen niedriger als für die täglichen Durchschnittswerte waren. Also habe ich schnell eine zweite Version erstellt, in der ich im unteren Bereich Sparklines einfügte, um den aktuellen Stand abzubilden. So konnten sie sich die Tageswerte anschauen und feststellen, dass alles in Ordnung ist, aber gleichzeitig sehen, dass die anderen Werte möglicherweise dazu tendieren, die Grenzwerte zu überschreiten. Eine kleine Richtungsänderung sozusagen.

Vor der Einführung von Tableau wurden die Phosphordaten in einem älteren Tool abgebildet. Dort musste man sich durch viele andere Daten klicken, um dann festzustellen, dass keine großen Aussagen getroffen werden konnten. Es war schwierig, die Veränderungen im zeitlichen Verlauf zu erkennen. Deshalb traf ich auf eine ziemliche Begeisterung, als ich viele Daten mit den verschiedenen Zeitintervallen in einer Ansicht präsentieren konnte.

Tableau: Wie haben Sie von dieser Änderung profitiert?
David Carnes: Ein Vorteil, der mit der Verarbeitung dieser Daten in Tableau einhergeht, ist, dass ich Aktualisierungen, die überwacht werden, automatisieren kann. Vorher erhielt man eine Datei, die automatisch von einem proprietärem System erstellt wurde. Man öffnete die Datei in Excel, bearbeitete die Daten, speicherte sie und importierte sie in ein anderes Tool, in dem die Diagramme erstellt wurden. Schließlich wurden die Dateien physisch auf einen Server verschoben, sodass wir sie in unserem Portal anzeigen konnten. Nun steht alles sofort zur Verfügung. Man muss die Daten einfach nur abrufen.

Die Manager treffen sich regelmäßig und sprechen natürlich miteinander. Es ist dann wirklich ein tolles Gefühl, wenn mein Chef nachher zu uns kommt und sagt: „Joe hat über euch gesprochen, seine Mitarbeiter erzählen von euch, dass ihr wirklich etwas Tolles zustande gebracht habt.“ So spricht er vor allen Managern, sodass alle Bescheid wissen und sich fragen: „Hmm, was können wir noch machen?“ Diese Art von Bestätigung ist wirklich super.

Tableau: Was ist der Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit?
Brian Scott, Business Process Solution Manager: Wir möchten Kunden exzellente Dienstleistungen bereitstellen und Produkte höchster Qualität liefern.

Tableau: Wie helfen Ihnen Datenanalysen dabei?
Brian Scott: Kunden erkennen den Mehrwert, wenn sie ihre Daten betrachten und sehr schnell komplizierte Beziehungen verstehen können. Sie kommen dann immer wieder auf mich zurück, wenn sie weitere Visualisierungen benötigen. So wurde ich von verschiedenen Geschäftseinheiten darum gebeten, weitere Visualisierungen zu Bereichen zu erstellen, bei denen ich nie auf die Idee gekommen wäre, deren Beziehungen zueinander zu untersuchen.

Tableau: Für welche konkreten Projekte haben Sie Tableau verwendet?
Brian Scott: Hier kann ich wieder direkt auf den Versorgungsbereich zurückkommen, wo wir Tableau verwenden, um die Effizienz der Arbeitslast zu messen, wenn Reinigungen von Hauptabwasserleitungen durchgeführt werden. In solchen Situationen geht es nicht darum, die Anzahl abgeschlossener Arbeitsaufträge zu messen, sondern die Größe der gereinigten Fläche. Deshalb haben wir eine Visualisierung erstellt, mit der die Disponenten in Echtzeit sehen können, welche Strecke jeder im Team im Laufe der letzten Tage bzw. sogar am selben Tag gereinigt hat. Als diese Funktion bereitgestellt wurde, erhöhte sich die Produktivität in einigen Gruppen um fast 30 Prozent.

Es war ein sehr iterativer Prozess, denn ich zeigte Mitarbeitern einen Build der Visualisierung, woraufhin jemand sagte: „Wissen Sie, einige Kollegen sahen sich das an und meinten: ‚Nun, ich habe bis jetzt nur 600 Meter gereinigt, aber ich war auch auf der Monroe Street, wo es viel Verkehr gab’. Ein Kollege meldete sogar den ganzen Tag über starken Verkehr.“

So mussten wir zurück in die Anwendung gehen und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Angaben dazu zu machen, ob sie bei starkem Verkehr arbeiten oder nicht, und dies dann wieder mit der Visualisierung verknüpfen. So entstand zwischen mir, den Disponenten und den Außenarbeitern ein sehr iterativer Prozess, bei dem wir versuchten, die geleistete Arbeit adäquat zu erfassen.Tableau: Wer war an diesem Projekt beteiligt?
Brian Scott: An der Reinigung von Hauptabwasserleitungen waren ungefähr fünf oder sechs Teams beteiligt. Daraufhin erhöhte sich die insgesamt gereinigte Fläche pro Jahr um rund 15.300 Meter.

Tableau: Das entspricht einer Produktivitätssteigerung um rund 30 %. Fantastisch! Wie sah das Ergebnis aus?
Brian Scott: Verschiedene Dinge sind gleichzeitig passiert, aber seitdem wir diese Daten besser erfassen und bei der vorbeugenden Instandhaltung proaktiver agieren, konnten wir in der Stadt eine deutliche Reduzierung übergelaufener Abwasserkanäle feststellen. Häufig entstehen die besten Ergebnisse, wenn man ganz frei Dinge ausprobieren kann, und genau das war mit Tableau überaus einfach.

Tableau: Welche Datenquellen verwenden Sie?
David Carnes: Hauptsächlich benutze ich als Datenspeicher Oracle-Datenbanken. Wir verwenden einige unternehmensweite Systeme der Personalabteilung, Kundeninformationsdienste und -systeme sowie unsere PeopleSoft-Finanzdaten. Ich habe mit den Anwendern gesprochen. Ich habe dabei nicht meine Intentionen verraten. Ich wollte einfach nur herausfinden, welche Daten sie sich wünschten und welche Priorität diese Daten hatten. Und dann versuchte ich herauszufinden, welche Daten sie sich nicht nur wünschten, sondern auch wirklich benötigten.

Tableau: Nutzen Sie Live-Verbindungen oder Extrakte? Und wie entscheiden Sie sich zwischen beiden?
Brian Scott: Welche Datenquelle wir benutzen, hängt vom Anwendungsfall ab. Es gibt Situationen, in denen sich die Daten innerhalb weniger Minuten aktualisieren. Hierfür benötige ich auf jeden Fall eine Live-Verbindung. In anderen Fällen, in denen es mehr auf die Reaktionsfähigkeit der Visualisierung ankommt, führe ich alle ein oder zwei Stunden Aktualisierungen von Datenextraktionen durch.