Des analyses plus rapides et plus intelligentes grâce à une compétition sur les solutions d'aide à la décision organisée dans la ville de Charlotte

Tableau : Comment vous est venue l'idée des Olympiades des solutions d'aide à la décision ?
Jim Raper, responsable des données : Nous avons commencé à utiliser Tableau en 2005. Nous avons constaté que le logiciel permettait aux utilisateurs de gagner en efficacité. Toutefois, il restait à convaincre les autres services de la ville d'utiliser le logiciel. Le défi était de taille. C'est alors que mon assistante, Doris Phillips, a eu l'idée d'organiser des Olympiades afin de permettre à tous les analystes de concourir en utilisant Tableau.

Tableau : Ça a l'air amusant ! Que s'est-il passé cette année pendant la compétition ?
Jim : En 2008, nous avions utilisé la liste des passagers du Titanic comme ensemble de données pour nos Olympiades. Cette année, notre communauté de solutions d'aide à la décision nous a suggéré d'utiliser des problèmes véritablement rencontrés par les entreprises. Nous avons donc demandé à toutes les équipes d'utiliser leurs propres données et de créer un tableau de bord qui reflète l'un de leurs indicateurs commerciaux clés, mais aussi d'appliquer leurs meilleures pratiques en ce qui concerne la visualisation des données.

Dès que les analystes ont eu l'outil entre leurs mains, ils en sont devenus les ambassadeurs. Et quand leurs responsables ont constaté qu'ils pouvaient obtenir des résultats plus rapidement, ils étaient plus disposés à acheter Tableau.

Tableau : Nous avons entendu dire que vous avez ajouté un peu de « pression » au dernier moment.
Jim : Pour pimenter un peu les choses et mettre un peu de pression sur nos analystes, la veille de la compétition, notre directeur municipal est allé à leur rencontre et leur a annoncé : « Nous avons un ouragan de catégorie 3 qui se dirige vers Charlotte. À cause de celui qui a frappé le Golfe du Mexique il y a quelques jours, toutes les raffineries de pétrole sont fermées. Les prix du pétrole culminent à plus de 2 $ le gallon, sans oublier qu'un attentat bioterroriste a eu lieu contre le système de distribution d'eau de Charlotte, et toute la couche de gestion a disparu ». Nous leur avons ensuite donné 24 heures pour ajuster les tableaux de bord et nous montrer les répercussions des événements sur les affaires.

Tableau : Quels sont les enseignements qu'apporte cette compétition?
Jim : Une compétition et une formation basées sur des mesures permettent d'améliorer les capacités de l'analyste. Et la pression supplémentaire d'un délai à respecter et d'un événement imprévu les pousse à se dépasser. Ils découvrent les éléments que la direction souhaite voir ainsi que les meilleures pratiques de visualisation de données sur le plan technique.

Tableau : Quels sont les utilisateurs de Tableau ? Quel type de meilleures pratiques appliquent-ils ?
Jim : La ville compte plus de 40 analystes qui utilisent Tableau Professional sur leur ordinateur de bureau et autant de personnes qui utilisent Tableau Server. Et nous avons intégré davantage les solutions d'aide à la décision et les analyses dans nos activités : environ les deux tiers de nos services utilisent Tableau. Les entreprises profitent d'une réelle valeur ajoutée en utilisant des outils efficaces d'aide à la décision et, plus important, en appliquant les meilleures pratiques consistant à transformer les données brutes en informations exploitables afin de les présenter visuellement à un responsable.

Nous avons constaté que, dans les services qui ont adopté Tableau, les analystes travaillent plus rapidement et plus intelligemment. Ils ont davantage de temps pour découvrir les éléments inconnus dans un ensemble de données, au lieu de se concentrer uniquement sur la production d'un rapport. Et ainsi, les responsables obtiennent une plus grande variété de données.

Tableau : À quoi ressemble l'environnement de données de la ville ?
Jim : Charlotte ne diffère pas beaucoup d'une entité commerciale ou gouvernementale. Nous avons des données dans des bases de données Oracle, dans des bases de données SQL, dans des bases de données Access. Nous disposons d'un nombre incalculable de feuilles de calcul Excel et de fichiers plats. Nos données brutes se présentent sous différents formats et proviennent de plusieurs sources. Une pratique courante consiste à extraire ces données des différentes sources et de notre entrepôt de données, et de les mélanger chaque jour.

Tableau : Quel avantage présente cette capacité à mélanger les données ?
Jim : Les questions continuent à affluer tandis que le délai de réponse se raccourcit. Nous avons pu confirmer que la conversion des données brutes au produit fini prenait 20 fois moins de temps. Une multiplication de la productivité par 20 : voilà quelque chose que tous les responsables aimeraient voir chez leurs analystes. Et la direction estime qu'il est plus facile de visualiser les données avec un tableau de bord, plutôt que de feuilleter des pages Excel.

Tableau : Et quel a été le résultat des Olympiades des solutions d'aide à la décision en 2012 ?
Jim : Lorsque 10 équipes sont en compétition et qu'elles examinent de véritables problèmes d'entreprise, elles créent des solutions très différentes. Ensuite, nous nous réunissons pour échanger avec les différents groupes. Cela nous aide à communiquer et nous affranchir des approches compartimentées. Cela nous permet aussi de renforcer la formation de nos analystes. Le niveau d'expertise de nos analystes en 2012 est largement supérieur à ce qu'il était en 2008.